临近年末，各单位工作是最繁忙的阶段。公司各项目组也在紧张地开展工作，项目组长关注工作进度，追赶项目工期；业务人员都在抓紧业务接单，行政人员在统计各种业务数据。此时，保密工作容易被忽视。公司领导十分重视日常保密管理工作，要求工作再忙也要绷紧保密工作这根弦，切实落实各项保密规定，公司决定迅速开展一次保密工作隐患大排查。
一、提高认识，增强保密自觉性。各地区、各项目部要组织一次有关档案数字化保密规定的学习教育，学习公司各项保密制度，进一步增强全体员工的保密意识，让公司各项保密制度落实到工作中去。学习教育活动以项目组或项目部为单位，由项目经理组织，并将学习教育情况向公司总部汇报。
二、精心组织，开展保密隐患排查。此次排查范围为2021年以来公司所有数字化加工项目，排查时间为一周，排查内容为：是否将有密级文件材料进行扫描，是否挂接到政务网，是否挂接到数字档案系统，是否挂接到接入互联网的计算机档案管理系统。会议记录和人员审批表列入不宜公开范围，因为会议记录中有不同意见，有的研究事项属于内部事务；人员审批表中有家庭情况和社会关系，属于个人隐私信息，等等。排查工作要精心认真，不放过一个可疑之处，不留一个隐患。此次排查由项目经理负责，项目组长实施。
三、发现问题，全面整改到位。在排查工作中发现问题要立即整改，将涉密文件材料和不宜公开的内部文件材料从管理软件系统中撤下，专门打包加密单独存放；将涉密文件材料和不宜公开的内部文件材料实体单独装盒存放，或者在目录和案卷中标注清楚。发现的问题和隐患要找出原因，排查是哪个环节出了问题，是哪个人出了问题，依据公司规定进行处理。项目组长要明确扫描、录入、修图环节岗位职责，交代流程要求和技术标准，说明保密注意事项。
四、加强保密监督，掌握排查工作情况。排查监督工作由接项目的业务经理和业务人员负责。项目经理检查项目组长排查工作，业务经理和业务人员进行抽查把关，各地行政人员掌握排查工作进展情况，并形成本地区排查汇报材料，报公司领导和保密管理办公室，保密办公室形成公司年度保密工作报告。
各数字化加工项目点要切实学习和遵守国家保密规定和公司保密制度，公司将保密履职情况与绩效考核挂钩。扫描、录入、修图环节要严格执行检查制度，有不清楚的问题及时报告公司保密办公室。
