安徽博广档案科技有限公司
加强保密常态化管理工作
近日，为了落实国家保密行政管理部门对涉密档案数字化加工的要求，安徽博广档案科技有限公司发出通知，要求公司上下对照《国家秘密载体印制资质单位保密标准》，做好年度保密常态化管理工作。
《通知》指出，今年公司要进一步细化和完善保密职责和制度，明确管理人员分工。按照《国家秘密载体印制资质单位保密标准》要求，修改相关保密制度，制定保密领导小组成员职责、项目负责人职责，明确保密领导小组成员分工。保密工作领导小组每年召开两次以上会议，学习保密法律法规和保密知识，研究解决本单位在保密工作出现的问题，形成会议记录和会议纪要。各级保密机构和人员要认真履行保密职责，带头遵守公司保密制度，加强监督检查，及时报告和解决发现的问题。
《通知》强调，要加强涉密人员管理，严格遵守保密人员规定。新确定的涉密人员、新进的档案数字化和整理人员，要审核基本条件，进入工作岗位前要填写《涉密人员审查表》，对其个人表现、家庭成员和主要社会关系及出国出境情况进行严格审查。在签订用工合同的同时，要进行保密培训教育，培训时长不少于10课时，签订《保密协议书》、《涉密人员责任书》、《保密承诺书》，项目点负责人和公司办公室要跟踪落实；涉密项目开始前，要进行涉密人员审核、登记；涉密人员调动时，要履行变动审批程序，填写《涉密人员变动表》；涉密人员离职或出国出境时，要填写《涉密人员离岗审批表》或《涉密人员出国出境审批表》，履行离职审批手续，签订离岗保密承诺书。在脱密期一年内，公司保密办公室要定期进行回访，掌握其保密规定遵守情况。
《通知》要求，加强涉密项目场所管理，确保项目工作安全保密。档案数字化加工场所要具备安全保密基本要求，安装门禁和监控，场所内要有安全保密制度，制订保密风险防控措施。各项目点进场工作后，设立加工区和公共区，手机和其他个人物品一律在档案数字化加工区域之外设专柜存放。要明确专人值守，对进出人员进行检查、登记和报批，非项目工作人员未经批准不得入内。保密人员要每天检查场所安全保密情况，项目部经理和项目点负责人要定期到项目点检查，并由业主方派人与项目保密人员共同察看监控，并进行登记，保存检查记录。
公司办公室和各项目组要加强载体和信息管理，保证涉密设备和系统安全。各地行政人员建立设备和系统台账，涉密载体设备或系统设备进场时要履行涉密载体和设备审批和登记手续，在运输过程中要有专人监管，不得邮寄和托运。涉密载体和设备维修或报废时，要进行审批、检查和登记，清除涉密数据。不能清除涉密数据时，要拆除涉密载体或专人监修，设备和载体不得在外过夜。涉密计算机要拆除具有无线联网功能的部件，禁止使用无线键盘和无线鼠标。项目加工完成后，要拆除涉密载体或转移涉密数据，清除设备中涉密信息，经项目部和委托方检查后，方可离场。
保密办公室要建立项目保密台账，规范数字化加工管理。保密活动要留存记录，建立保密档案。各地行政要建立项目业务台账，登记项目依据、合同编号、委托单位、项目保密负责人、参与工作人员、主要加工设备、工作地点、加工档案种类、数量、密级、档案实体和加工成果交付情况等。各种保密表格和文字材料，各项目部保存一套，另一套交至公司保密管理办公室。
公司保密领导小组要求各部门、各项目部和项目点要落实保密考核制度，表彰和奖励保密工作先进，批评和处罚不遵守保密规定的责任人，发现隐患，快速消除。出现问题，及时纠正、查处和通报。
